Las posibilidades que ofrece Google para las empresas son innumerables. A nivel de productividad, destacamos el valor que aportan herramientas como Google Calendar (para crear calendarios que pueden ser compartidos en grupo y sincronizados); Google Docs (que nos permite crear presentaciones, documentos de texto, hojas de cálculo, formularios...); Google Sites (para subir archivos compartidos a la nube de google), etc.
Sin embargo, hay una herramienta que todavía está en fase muy beta, y señalo con dedo acusador a Google Tasks. En las grandes empresas la gestión de tareas es una realidad imprescindible. Para una correcta coordinación de proyectos no basta con anotar tareas sin criterio alguno. Estos son algunos de los motivos por las que las To-Do Task Managment Tools son imprescindibles:
- Coordinar equipos. Para cada proyecto hay multitud de tareas que llevar a cabo y cada una de esas tareas puede afectar a un miembro distinto del equipo. Los project managers necesitan una herramienta para asignar tareas a cada miembro, y hacer un seguimiento pormenorizado de la evolución de cada miembro del equipo.
- Asignar prioridades. No todas las tareas tienen la misma importancia. Algunas se pueden retrasar y otras no, por lo que es preciso llevar un cierto control. No deberían ponerse al mismo nivel comprar chocolate que la reunión con un cliente potencial.
- Establecer grupos o listas. Es una de las ventajas que nos ofrecen los gestores de tareas. Podemos crear listas para cada proyecto y desarrollar una cola de tareas específica para cada uno. De esta forma podemos jerarquizar nuestro trabajo diario, y conocer las necesidades específicas para cada proyecto.
- Rápida Revisión. Imagínate con todas las características anteriores el tiempo que ahorraríamos en mails, reuniones, etc, pudiendo consultar en cualquier momento en qué estado está cada proyecto.
A día de hoy Google no ha prestado mucha atención a la gestión de tareas, y otras herramientas como Things, Remember The Milk, Wunderkit, o Producteev, por citar sólo algunos casos, han sabido valerse de este hueco dejado por Google.