El otro día estaba tirado en cama con el móvil repasando fotos y vídeos de hace años. Ya sabéis, “qué buenos años”, “buf, la época de los pantalones piratas” y esas cosas. Bueno, pues estaba yo en esas cuando me encontré un vídeo relacionado con el trabajo que me llamó mucho la atención. Un vídeo que le había enviado por Whatsapp a Marcos, un compañero que ese día no estaba en la oficina.

La captura inicial del vídeo, antes de darle al play, era lo menos atractivo que os podéis imaginar: mi pantalla del ordenador en donde se veía una hoja de cálculo. Ni siquiera sé por qué Marcos iba a querer darle al play, y menos si la razón de no estar en la oficina era estar disfrutando de unos días de vacaciones, pero le hubiera insistido de no haberlo hecho. Tenía que ver el vídeo.

Y lo tenía que ver porque lo que pasaba al ponerlo en marcha era increíble. Nombres de campañas, grupos y keywords de una nueva estructura de SEM aparecían a una velocidad que casi no podías seguir con la vista. Marcos tenía que estar "flipando": era imposible que yo estuviese haciendo eso de forma manual.

Por supuesto, no lo estaba. Y quedaba confirmado en el vídeo. Después de unos segundos se giraba la cámara y ahí aparecía mi careto, bostezando irónicamente por no estar haciendo nada, acompañada de una sutil risa final.

Muchos ya habréis adivinado qué estaba pasando en el ordenador. Efectivamente, estaba utilizando una macro en Excel. Era sencilla, simplemente realizaba unas cuantas combinaciones, pero me estaba ahorrando un tiempo increíble que luego podía dedicar a cosas más importantes para mis clientes.

Y es que la categorización de keywords es algo que todo especialista SEM tiene que hacer cuando crea campañas de búsqueda. Y, la verdad, aún no conozco a nadie al que le guste hacer este trabajo. Es tedioso, aburrido y tu vista se resiente al poco tiempo. Tratar todo el bruto de palabras clave que se reúnen en el proceso de investigación es, hablando claro, un auténtico co***o 🤬

El problema es que no todo el mundo sabe hacer macros. Ni sirve la misma para todos los casos. De hecho, yo no sé hacerlas, así que tenía que buscar formas alternativas de realizar este trabajo de categorización, de forma productiva, con fórmulas de excel. No podía permitirme volver a perder horas en este trabajo después de lo que había visto. Y es lo que hoy quiero compartir con vosotros. Haré un ejemplo sencillo, paso a paso. Vamos allá.

 Categorizar Palabras clave para campaña SEM

Supongamos que tenéis el listado de keywords a categorizar. En mi ejemplo serán estas:

De ellas queréis extraer información como el tipo de formación (máster, postgrado, curso), el área formativa, la modalidad (presencial, a distancia, online…) y las negativas. Para esta última categoría vamos a poner que no nos interesa la gente que busca vídeos. ¿Cómo lo hacemos de forma productiva?

• ☝ Lo primero que hay que hacer es una tabla con la diferente información que queremos extraer y categorizarla. Algo así:

Lo ideal es que en este punto defináis un nombre para cada una de estas columnas, así luego la fórmula que vamos a ver os queda más simple, evitáis errores y, si añadís nuevas palabras a la categorización, no tenéis que retocar los rangos de celdas que se utilizan.

En google sheets, el programa que uso en este caso, se hace de forma muy simple:

• Seleccionáis una columna, le dáis al botón derecho, buscáis “Define named range…” entre las opciones y le dais un nombre representativo. Ej:

• Tenéis que hacer lo mismo con cada columna que vais a usar para categorizar. Aquí las mías:

•  Ahora ponéis esas mismas categorías al lado de la columna de keywords. Así:

•  Y ahora toca aplicar la fórmula excel en cada una de las columnas que queremos rellenar. La que usaremos es esta:

Lo que hace esta fórmula es analizar cada palabra clave y ver si alguna de las palabras que nosotros tenemos categorizadas aparece en ella. Si es así, nos dice cuál.

• Por tanto, teniendo en cuenta nuestras celdas…

• ...para categorizar las palabras clave según el tipo de formación la fórmula sería la siguiente. Desde B2…

• Si os fijáis, aquí ya os muestra el resultado que aparecerá en esa celda, la B2:

• Y, efectivamente, aquí está el resultado al darle a Enter:

• Arrastráis la fórmula hacia abajo y ya os quedan todas las palabras clave categorizadas:

• Si os fijáis B5 queda en blanco porque ninguno de los términos que hemos definido para los tipos de formación aparece en “Vídeos sobre Adwords”.

• El proceso para el resto de columnas es el mismo, solo tenéis que cambiar el rango de celdas que hemos definido antes. En nuestro caso el resto de fórmulas serían:

• Y el resultado final este:

Cualquier modificación posterior en las columnas donde tenemos definidos los valores de cada categoría (en nuestro caso en las columnas H-K) actualizará la categorización (columnas B-E). Ej: si añadimos “adwords” como área formativa en la columna “I” aparecerá automáticamente en la “C” para el término “Vídeos sobre Adwords”:

Como véis, hacer la categorización así os puede ahorrar mucho tiempo en el desarrollo de vuestras campañas SEM y no necesitáis macros o programas específicos. Eso sí, y como último consejo, os recomiendo que siempre, SIEMPRE, reviséis que todo se haya categorizado correctamente. Nadie es perfecto ;)